Komunikace s dárci i kolegy pod kontrolou

Správně nastavený CRM systém vám usnadní každodenní komunikaci s dárci i projektové řízení. Zapomeňte na klasické tabulky a pořiďte si Salesforce CRM. 

Zkuste si představit, že ráno přijdete do práce, uděláte si kávu a zapnete počítač. Současně s otevřením aktuálních zpráv na internetu nastartujete Outlook a CRM systém pro správu dárců či projektů, který v organizaci používáte. Okamžitě na vás „vyskočí“ upozornění, že máte zavolat panu Jančaříkovi, který Vám předevčírem poslal 1.000,- Kč. Zároveň s tímto upozorněním dostanete do emailu zprávu, že pan Krček Vám jako pravidelný měsíční dárce neposlali v uplynulém měsíci svůj příspěvek. Do toho ředitel organizace zavolá, že potřebuje okamžitě vědět, jaký je průběh kampaně, kterou jste před 14 dny odstartovali.

Protože máte CRM systém dobře nastavený a díky tomu máte i pořádek v databázi dárců, budou Vaše kroky následující.

1. Pár prokliky vytáhnete ze systému do excelu vyhodnocení kampaně, kterou pošlete panu řediteli emailem. To vše za pouhou jednu minutu.

2. V systému najdete kontakt na pana Jančaříka. Spojíte se s ním s vřelým poděkováním za zaslaný dar. Jistě bude velmi rád, že jste zareagovali tak rychle a pokud jste ho kontaktovali telefonicky, možná svolí ke konverzaci. Využijete příležitosti a mezi řečí si zaznamenáte informace o tom, jaké má pan Jančařík koníčky, zda žije sám, kdy má narozeniny, kde pracuje atd. Zeptáte se, co ho přimělo k zaslání tak štědrého příspěvku a kde se o vaší organizaci dozvěděl (za předpokladu, že v systému nevidíte, že reagoval na nějakou specifickou kampaň). A na co určitě nezapomenete je návrh pravidelného dárcovství.

Po skončení telefonátu, případně odeslání dopisu či emailu, zapíšete do CRM systému, že jste panu Jančaříkovi právě dnes volali/psali a zaznamenáte získané informace. Rozhodně tak nedojde k tomu, že mu druhý den kolega odešle druhý děkovný dopis, případně mu zavolá. Jednoduše proto, že se může podívat do databáze a zkontrolovat historii komunikace.

3. Předpokládejme, že na pana Krčka máte telefon (je to pravidelný dárce, tzn. Vaše komunikace je mnohem užší než s nepravidelnými dárci). Nebojte se zvednout telefon a zeptat se, jestli nezměnili účet či zapomněli si založit trvalý příkaz. Stává se to často, tak proč ne zrovna jim, že? Možná Vám pan Krček řekne, že ztratil zaměstnání a že nějaký čas darovat peníze nemůže. I to se může stát. Nevadí, zapíšeme si do databáze úkol, že mu máme zavolat za dva měsíce.

Po uplynutí dvou měsíců nás CRM systém upozorní a my voláme Díky poznámkám víme, kde navázat. Zeptáme se, zda už se panu Krčkovi daří lépe. Nemusíme ihned žádat o finance. To lze nechat třeba na další telefonát či impuls ze strany pana Krčka.

A teď otázka na tělo. Dovedete si představit, že si toto evidujete v excelových tabulkách, na papírkách na nástěnkách, v papírovém kalendáři a že chodíte za kolegy ptát se, jestli náhodou panu Jančaříkovi už nevolali?

CRM je zkratka pro Customer Relationship Management. V komerčním sektoru řeší vztahy se zákazníky, v neziskovém pak vztahy s dárci. Ve zvyšování efektivity práce jednotlivců i týmů a v poznávání zákazníků potažmo dárců hraje CRM zcela zásadní roli.

Kontakty, jejich kontaktní historie, dárcovství či komunikace s klienty nebo partnery jsou klíčové pro rozvoj neziskové organizace. To vše lze lépe uchopit pomocí specializovaného CRM software. Máte pocit, že je to o penězích? Kdepak, existují systémy, které můžete pořídit za zlomek ceny toho, co jejich existence neziskové organizaci přinese v té nejdůležitější oblasti – finanční udržitelnosti její činnosti a naplnění jejího poslání.

Takový přínos může mít systém Salesforce CRM. Neziskovkám ho upravíme na míru. Na základě Vašich požadavků. Systém do organizací zavádí naši dobrovolníci s mnohaletou zkušeností z neziskového sektoru. Nejsou jim cizí pojmy fundraising, jazyk projektový, ani procesy, se kterými se ve své práci setkáváte. Představte si, že za Vámi do organizace přijde profesionální CRM manažer, který pomohl několika organizacím před Vámi rozvinout komunikační strategii a zvýšil jejich efektivitu práce. Přinesl hmatatelné výsledky ve fundraisingu či zpřehlednit komunikaci s klienty.

Odložte tužky a papírky, zahoďte papírový kalendář. Zavolejte nám! Jsme tu pro Vás.

Váš tým CRM pro neziskovky.