Jak poděkovat, aby si toho dárce všiml

5 pravidel zdařilého e-mailingu

Salesforce CRM vám pomůže s kdečím. S děkovacími e-maily nebo dopisy pro dárce si ale musíte poradit sami. Nebojte se, neodkládejte je. Stačí dodržovat pár jednoduchých zásad a psaní „děkovaček“ si nakonec oblíbíte. A možná, až to AI zvládne za vás, budete nakonec smutní… Vybrali jsme pro vás pět pravidel, kterých by se měl fundraiser držet.

Pište o dárci, ne o sobě

Začněme tím podstatným. Tipnete si, jaké základní chyby se organizace v děkovných dopisech nejčastěji dopouštějí? Je to prezentace vlastní práce. Neziskovky nejednou v dobré víře popisují v e-mailech, čeho dosáhly. V případě poděkování to ale zvětšuje odstup a přidává na formálnosti.

Při psaní tohoto žánru mějte neustále na mysli, že chcete prostě jen poděkovat. Není třeba podávat vyčerpávající popis projektu nebo činností vaší organizace. Buďte struční, osobní. Zaměřte se na dárce. Pokud spadnete do pasti vyprávění příběhu vaší organizace, děkovný dopis může být čten jako žádost o další finanční prostředky. Vy ovšem chcete, aby dárce viděl hlavně sebe a svůj příspěvek. Schválně, kterou z těchto vět byste četli raději? 

„Díky vám se Lužické hory opět zazelenaly!“

„I díky vaší podpoře jsme zasadili nové stromy v Lužických horách.“

Když se vám podaří zahřát dárce u srdce, pravděpodobně si na vás vzpomene i příště, a jako bonus přispějete k dobré náladě. „Brilantní, vřelá, autentická a osobní komunikace vede k pokračování nebo dokonce navýšení darů,“ tvrdí výzkumnice Penelope Burk, autorka knihy Donor-Centered Fundraising. A mezi námi, je to mnohem úspornější strategie než získávání nových dárců. 

Otvírák prodává

Otvírákem novináři nazývají článek o nejatraktivnější a nejčerstvější události na titulní straně novin, který přitáhne pozornost. Že to nemá s našimi dopisy dárcům nic společného? Tak to se pletete. Většině vašich dárců přijde denně do zpráv 20 až 100 e-mailů. Vy je chcete přesvědčit, aby přes ten váš nedali k ledu. Vaše sdělení se tedy má od formátu otvíráku co učit. Buďte konkrétní, pište neotřele, složte kompliment. Můžete děkovat za sebe nebo za objekt, kterého se pomoc týkala. Prostě upoutejte.

Příklady:

„Nikdo na ně nemyslí, ale vy ano. Linka bezpečí pro děti a mladistvé už zase funguje 24 hodin.“ 

„Byl to zázrak! Díky vám máme klidné hnízdiště uprostřed mokřadu.“

Nezapomeňte na příběh

Instagram, Tik Tok, Facebook. Svět je samý obrázek. I vy vyprávějte příběh projektu fotkou nebo krátkým videem. Stačí dodat několik pečlivě zvolených slov a adresát se sám přesvědčí, jak svým darem přispěl k pozitivnímu výsledku. Používejte silná, přesná, popisná slova. Fotografie se dá použít do tištěného dopisu přímo v textu nebo jako příloha, u e-mailu je to ještě snazší.

Tip zkušeného fundraisera: Do poděkování se hodí spíše veselejší fotografie, tváře lidí či zvířat, tedy obrázky, z nichž dýchá pozitivní atmosféra.

O penězích až na druhém místě

I ve fundraisingu platí, že první věta by měla mířit na srdce, ne na peněženku. Základní sdělení zaměřte na výsledek, který dárce svým darem umožnil, než na konkrétní výši daru. 

Zdůrazňujte pozitivní změnu a výstupy, přispěvatelovu velkorysost, vizi, vhled do situace, lásku, péči.

To ale neznamená, že se o penězích při děkování mluvit nesmí. Pokud potřebujete vložit informace o daru, můžete využít zápatí zprávy. Drobnějším písmem uveďte částku a datum daru a popřípadě další informace, které se hodí pro přehled nebo pro daňové účely. 

Děkovný dopis vytváří důvěru, nebo ji narušuje. Důvěra je základem každého trvalého vztahu a vy ji můžete posílit i při poděkování. Někdy o financích mluvit nehodí, jindy tak naopak podpoříte důvěryhodnost vaší organizace. Například když:

• oceníte navýšení částky u pravidelného přispěvatele. Podobné změny zjistíte snadno reportem ze Salesforce CRM. 
• ujistíte anonymního dobrodince, že zdroj daru nikde neuvedete.
• potvrdíte, že jste účelový dar vynaložili přesně tak, jak dárce zamýšlel.

Děkujete rádi. Tak ať je to znát

Dárce máte rádi –⁠ za dary jste vděční. To je jasné. Jde ovšem o to, aby to poznala druhá strana. Jak na to? Zkuste posunout formální oslovení a rozloučení do srdečnější polohy. Slova „Vřele“, „S vděčností“ nebo „S uznáním a obdivem“ před vaším podpisem vystihují jistě váš vděk lépe než „S pozdravem“. V papírovém poděkováním se dá kouzlit s ručně psanými vzkazy či modrým inkoustem.

Také můžete ke svému jménu připojit osobní kontaktní údaje, aby se oslovený mohl s dotazem nebo čímkoliv jiným obrátit přímo na vás.

A nezapomeňte na P.S. Je to magické místo, kam sklouznou oči každého čtenáře první. A tak je fajn tam umístit třeba pozvání na budoucí akci nebo cokoliv, na co chcete upozornit.

Tip: Chystáte-li v blízké době nějakou akci? Inzerujte ji předem, aby se měl dárce na co těšit. I to podpoří autentické vyznění díků.

Povzbuzení závěrem

Buďte tvořiví. Experimentujte. Vycházejte z toho, co o svých dárcích víte. Zpráva vůbec nemusí být dlouhá, ale měla by zaujmout. Dárce by si měl po přečtení říct: Jo, z toho mám dobrý pocit, jsem rád, že jsem podpořil zrovna toto. A třeba se i usmát.