CRM systém Salesforce a záloha dat

Naučte se chránit svá data před vymazáním nebo přepisem

CRM systém Salesforce si snadno poradí s velkým objemem dat a rozváže vám ruce pro další rozvoj vaší neziskovky. Práce s takovým balíkem informací ale skrývá své riziko. Ve chvilce nepozornosti data vymažete nebo omylem přepíšete. Jak zabránit chybě lidského faktoru? Je to prosté. Naše rada zní: zálohujte. Máte na výběr hned z několika cest k bezpečné práci s daty, které vám představíme v dnešním příspěvku.

V CRM systému Salesforce zálohujte i metadata

Předem je třeba říci, že se zálohování netýká jen samotných záznamů, tedy účtů, kontaktů, příležitostí, vlastních objektů, obsahu Chatteru a tak podobně. Pro bezproblémovou práci potřebujete backup i takzvaných metadat, tedy nastavení vašeho systému. To zahrnuje i veškeré možné konfigurace, tedy vlastní pole, rozložení stránek, reporty, dashboardy, Apex či Visualforce. Při výběru vašeho řešení mějte tyto skutečnosti na paměti.

Uživatelská klasika: Data Export Service

Na ruční i plánované exporty dat pamatuje Salesforce už ve svém uživatelském rozhraní. Systém akci provede pouze v případě, že nastavíte dostatečný časový odstup. Naplánovat si je můžete na každých 7 nebo 29 dnů, pokud ovšem nevlastníte Professional Edition nebo Developer Edition. Tyto edice podporují pouze měsíční zálohu.

Operaci nastavíte přes Setup-Data Export: označíte čas a data začátku a konce, co všechno chcete do zálohy zařadit, a vyberete formát exportovaných dat. V českojazyčném prostředí se užívá zejména kódování UTF-8. Někdy je třeba provést dodatečné úpravy exportovaného souboru před jeho zobrazením na těchto místech:

• View Unicode (UTF-8) Encoded Export Files
• View Unicode (UTF-16, Big Endian) Encoded Export Files
• View Unicode (Little Endian) Encoded Export Files

Po skončení exportu aplikace pošle na váš e-mail zprávu s odkazem na soubor s koncovkou .csv. Pokud velikost stahovaného souboru překročí 512 MB, záloha se rozdělí. K souboru či souborům se ale dostanete i jednoduše přes seznam Data Export.

Vizuálně přátelský Salesforce Backup neumí Big Objects

Tento klasický managed package nepatří do základního balíčku a je třeba ho dodatečně instalovat. Plug-in zaručí pravidelné a automatické zálohování, které sníží riziko ztráty dat, a jednoduchý proces obnovy.

Salesforce Backup nabízí přátelské uživatelské prostředí, ve kterém sledujete stav zálohování a obnovy či zprávy o průběhu akce. Vybírat můžete nejen data, která chcete zálohovat, ale ze zálohovaných ta, která potřebujete obnovit. Než nástroj uvedete do chodu, nastavte si Backup and Restore Permission Set License v Setup-Users. Zkontrolujte také, zda jednotlivé objekty povolují BackupRestore.

S tímto řešením se pojí ale i jistá omezení. Neumí takzvané Big Objects ani objekty, které neobsahují systémová pole CreatedDate, LastModifiedDate, SystemModstamp a LoginDate field.

Ruční Data Loader umí všechny objekty i velké soubory

Troufnete-li si na manuální zálohování přes API, můžete vyzkoušet Data Loader. Ani tato aplikace není standardní součástí Salesforce a musíte si ji sami nainstalovat. Využijete ji pro import, aktualizaci, odstranění nebo export záznamů Salesforce a nebojí se ani velkých souborů.

Před samotnou akcí se ujistěte, že máte nastavené oprávnění k objektům alespoň na úrovni Read Permission. Pak si zvolíte způsob, jak aplikaci nastavíte: buď přes uživatelské rozhraní, nebo ve Windows i přes příkazový řádek. V aplikaci se přihlásíte k účtu své organizace a můžete se pustit do výběru objektů. S prográmkem se pracuje příjemně a nabízí i možnost omezit výběr polí různými podmínkami.

Na konci stahování se objeví okno s přehledem úspěšných a neúspěšných exportů. Výsledné soubory se standardní koncovkou .csv zběžně překontrolujete v prohlížeči, který je součástí aplikace.

Data Loader podporuje velké soubory do pěti milionů záznamů, veškeré objekty, včetně vlastních, mapování polí skrze drag-and-drop a zpracování dat v Salesforce i Database.com. Tato klientská aplikace pro hromadný import nebo export dat sice vyžaduje více úsilí při nastavování procesu, ale umožňuje největší variabilitu při zálohování.

A pokud potřebujete s něčím poradit, jsme tu pro vás.