CRM systém Salesforce nebo jiná technologie zvýší kontrolu nad daty, zlepší práci v týmu. Díky automatizaci strávíte více času s lidmi a méně s excelem.

Jak a proč přejít na CRM systém

Pandemie COVID-19 nás dostala do virtuálního prostoru. Ať jsme chtěli, nebo ne. Semináře, charitativní akce, pracovní porady. Aktivity, které jsme si online nedokázali představit. Neziskovky si osvojily mnoho digitálních nástrojů a nezřídka přišla řeč i na CRM systém. Možná o nějakém customer relationship management systému uvažujete i vy. Co od něj čekat?

Technologie pro lidi

Technologie šetří čas automatickými procesy a sdílenou prací. Ten pak vrhnete jinam. Třeba se dáte do přímé práce nebo si užijete dlouhodobé plánování. 

Jediný systém umožní:

• Sdílení dat
• Programový/projektový management
• Online fundraising
• Přihlašování na kurzy
• E-shopy
• Práci na dálku

CRM systém sdruží data, funkcionality a aplikace, se kterými neziskovka pracuje. Data a procesy přehledně uspořádané na jednom místě zvýší efektivitu a produktivitu práce. Ač se zdá, že jde o změnu technickou, posune se i myšlení. Kolegové musí mít chuť naučit se novou věc, vůli k týmové práci a pečlivost. Zajet nový způsob práce určitě vyžaduje jisté úsilí, ale s výhledem na klidnější, systematičtější práci v budoucnu to tolik nebolí. Komu vyhovovalo trávit víc času s excelem než s lidmi?

Jaké vás čekají změny?

Zpravidla jde o přesun do online prostoru, protože celá věc většinou funguje v cloudu. K datům přistupujete z jakéhokoliv počítače, nezabírají kapacitu vašeho PC, zároveň musíte dodržovat základní principy bezpečnosti. Před zavedením systému vás čeká revize kontaktů a stavu databáze. Stávající databázi vyčistíte od starých dat a sjednotíte formát zadaných. Možná to je právě ten impuls, který jste vždycky potřebovali, abyste udělali pořádek. Možné integrace umožňují komplexní využití digitálních nástrojů: těch, které nejspíš využíváte, i nových.

Výběr: Spolu a konkrétně

Zvažte, zda máte pro přechod na CRM systém čas a pracovní sílu, a v neposlední řadě podporu vedení. V dalších měsících investujete jisté úsilí na přípravu, zavedení a zaučení. Podpora a chuť učit se novou věc výrazně pomůže úspěchu projektu.

Jak se na výběr připravit 

Nejprve popište potřeby své organizace. Určitě se vám vyplatí zapojit do této fáze další osoby z týmu, ideálně všechny, kdo k tomu mají co říct. Začněte základními otázkami: 

• Proč potřebujeme CRM systém?
• Co nám technologie přinese?
• Pro jakou oblast CRM potřebujeme? (Popřípadě sestavte žebříček jejich důležitosti.)
• Kdo bude se systémem pracovat?
• Jaké nástroje a aplikace využíváme? A jaké nám chybí?

V dalším kroku si ujasněte, jaké jsou vaše finanční možnosti: s investicemi do technologií se počítalo v rozpočtu nebo je na obzoru vhodný grant?

Checklist: Co by se mohlo hodit právě vám 

• centralizovaná data
• vyhodnocení dat
• přehled o aktivitách
• snadnější získávání např. nových dárců
• zlepšení vztahů s dosavadními dárci / zákazníky
• automatizace práce
• integrace s e-mailovým klientem, bankou, e-shopem
• databáze kontaktů
• správa komunikace
• sdílené úkoly
• možnost ukládat soubory
• reporting, filtrování
• různé úrovně přístupů
• správa projektů, programů
• kalendář
• zálohy dat
• aktualizace (automatická)
• další rozvoj funkcionalit

Vsaďte na přívětivost, flexibilitu a podporu

Organizace si dnes mohou vybírat z široké nabídky. Čím se řídit při výběru?

Systém počítá s mnoha uživateli, proto na prvním místě jmenujme uživatelskou přívětivost. Intuitivní ovládání a přehlednost usnadní týmovou práci, v našich neziskovkách je vítaná česká či slovenská lokalizace. Na to navazuje míra a dostupnost podpory, a to jak prvotní při zaškolení, tak následné. Některé společnosti nabízejí také rozšiřující školení či webináře. K tomu patří i možnosti rozvoje: i v případě, že jste si jistí, že pro vás má smysl jen minimalistická verze systému, zeptejte se na možnosti rozšíření, která by u vás v budoucnu mohla nastat. Předejdete nutnosti měnit systém v případě, že později budete potřebovat sofistikovanější služby.

Vzhledem k omezeným finančním zdrojům hraje roli i cena zavedení systému. Zjistěte si, co všechno získáte v ceně při nasazení systému. Ptejte se také na harmonogram, aby vás délka spolupráce při zavádění systému nezaskočila. Využijete i přehled o tom, jaké všechny kroky je třeba při zavádění podniknout. 

Pochopitelně si nezapomeňte ověřit důvěryhodnost poskytovatele či jaké je technické řešení, stabilita a bezpečnost systému.

Až to začne…

Pro zavádění novinky vyberte vhodnou dobu. Rozsáhlá implementace s velkým objemem různorodých dat může trvat i měsíce. Nepodceňte harmonogram, komunikujte se svým dodavatelem a označte si akci pro sebe – i v kolektivu – jako prioritní. Dostatek času si nechte na svá data: projděte je, vyčistěte a sjednoťte jejich formát.

Pověřte jednoho člověka coby „styčného důstojníka“. Ten si po celou dobu udrží přehled o dění, pohlídá termíny a celou věcí se do hloubky seznámí. 

Zaměstnance v organizaci ale o průběhu informujte a některé kolegy můžete využít jako testery. IT oddělení při implementaci pomůže, ale nezapomeňte na vlastní uživatele aplikace, prostředí a funkce nastavujete pro ně.

Níže uvedené funkcionality se osvědčily a vřele doporučujeme je zahrnout do svých úvah:

• cloudové řešení (přístup z domova, z chytrého telefonu,…)
• správa kontaktů
• evidence darů, plateb
• správa aktivit, úkolů, dokumentů
• reporting
• kampaně
• integrace na banky
• integrace na Darujme.cz/Darujme.sk
• potvrzení o daru emailem
• integrace na emailový nástroj (Mailchimp, Smartemailin, Outlook, Gmail,…)

A také se vám mohou hodit další moduly:

• ARES/MERK
• SMS kampaně
• šablony (potvrzení o daru, darovací smlouvy)
• automatizace (poděkování za první dar, výročí prvního daru,…)
• složenky
• automatická správa kurzů a akcí
• direct debit
• GDPR
• Smartform (personalizace)
• Telefundraising

Tak s chutí do toho!