Neziskovky oceňují CRM systém, momentálně kvůli potvrzení o daru. Salesforce rozešle doklad jedním klikem všem příjemcům a ani příprava není složitá.

Forma a obsah na prvním místě, zbytek zvládne automat

aneb Potvrzení o daru snadno a rychle

Tytam jsou časy zdlouhavého vypisování papírových potvrzení a dlouhých hodin u počítače. CRM systém Salesforce automaticky vygeneruje pdf s potřebnými náležitostmi a rozešle je všem příjemcům. Nejenže nestrávíte hodiny vypisováním formuláře, nemusíte se ani starat o rozesílku. Dobře nastavený proces proběhne v podstatě na jeden klik. CRM pro neziskovky vám poradí, jak na to.

Tečka nebo začátek?

Neziskovka zpravidla posílá svým dárcům potvrzení o souhrnu darů bez vyzvání v lednu následujícího roku. Někteří dárci potřebují svá potvrzení i v průběhu roku. V tomto případě doporučujeme vytvořit pro tento případ vlastní šablonu, odlišnou od výroční.

Doklad o poskytnuté podpoře posílejte automaticky po skončeném roce i z toho důvodu, že dárce snadno zapomene, co komu daroval, tudíž si o „ten papír“ neřekne. Zapomnětlivého dárce tedy příjemně překvapíte, pečlivého uspokojíte.

Tento formulář neberte jen jako nudnou kancelářskou tečku za rokem. Zapojte ho do komunikačního plánu organizace nebo dokonce fundraisingové strategie. Bilance darů za uplynulý rok nabízí přirozenou příležitost: k rekapitulaci vašich (ne)úspěchů, nástin budoucího směřování či žádost o nový dar a dobrovolnické zapojení. 

Od přípravy po odeslání

Potvrzení o daru patří k základním výhodám CRM Salesforce a systém ho připravuje jako pdf přiložené k e-mailu. 

Při zavádění tohoto modulu připraví fundraiser šablony, v nichž si pohlídá všechny náležitosti a také vzhled výsledného listu. Když rovnou naťuká i šablony e-mailové, vše má nachystáno k akci. Při přípravě vzorových předloh pamatujte na různé skupiny dárců: trvalé podporovatele, nárazové dárce či přispěvatele konkrétního projektu. 

Na začátku roku pak stačí zvolit skupinu příjemců a jedním klikem odešlete potvrzení všem najednou. Přesněji řečeno, pošta odejde až na 5000 kontaktů denně. Nezoufejte, pokud to ve vašem případě dělá víc. Proces odesílání se sám naplánuje a v průběhu času dojdou všechny e-maily na místo určení. Máte-li tedy jednorázovou akci s velkým objemem přispěvatelů, systém se nepoloží, ale práci si rozloží. Příklad dobré praxe najdeme u Armády spásy a Nocleženek.

Obsah povinný, forma ve vašich rukou

Na obsahové i vizuální stránce potvrzení si dejte záležet. 

Připravte kolonky pro údaje, které ozřejmí, kdo dar poskytl a kdo přijal, v jaké výši a za jakým účelem. Přidat můžete datum darování, datum vystavení.

Co se týče grafiky: jde sice o úřední dokument, ale proč by nemohl působit svěže a příjemně? Zpracování záleží čistě na vás.

Výjimky systém nerozhází

Vždycky se najde někdo, kdo vyžaduje osobní přístup. V systému umíme nastavit i netypické situace. Například „Domov sv. Josefa” Charity v Červeném Kostelci využívá úpravu, kdy dárce požaduje potvrzení:

• zaslat na jinou adresu, než máte u jeho kontaktu,
• vystavit na jinou osobu,
• vystavit na firmu.

Systém si také poradí se situací, kdy dárce dostává potvrzení o daru pravidelně po každém darování a o souhrnné stojí nebo naopak ho už nechce.

Nevíte, jak na to? Inspirujte se!

Sami jste nejspíš dárcem u organizace, kterou máte rádi. Sledujte, jak vás oslovuje, jak vypadá jejich potvrzení a kdy jej posílají. Co na vás funguje? Co se vám nelíbí nebo vás dokonce rozčílilo? Inspirujte se.

Dar se počítá dvakrát

Říká se, že dar je požehnáním dárce. Nepochybně přináší radost obdarovanému a v případě neziskovky otevírá dveře kvalifikované pomoci. Darovaný finanční obnos navíc hraje roli při výpočtu daně z příjmů. 

Stát si obětavosti cení a tak si daňový poplatník uplatní souhrnnou částku darů jako odčitatelnou položku. Ovšem jen tehdy, když převyšuje 1000 Kč u fyzické a 2000 Kč u právnické osoby. Doposud se odečítalo maximálně 15 % ze základu daně, nyní si díky výjimce pro roky 2020 a 2021 se dostanete až na 30 %. Co lze darovat a komu se píše v zákoně o daních z příjmů v § 15 (fyzické osoby) a § 20 odst. 8 (právnické osoby). Tuto skutečnost můžete zmínit na svých webových stránkách.