CRM systém znamená pro neziskovou organizaci skutečnou výzvu. Nutí nás přemýšlet jinak a zásadní změny se často neodehrají v počítači, ale především mezi lidmi napříč organizací. 

Jak využít nepochybně široký přínos této technologie a překlenout méně záživné chvilky při přípravě dat a rozjezdu celé akce? CRM pro neziskovky nabízí sedm rad, jak si zdárně osvojit Salesforce.

Bezbolestně do Salesforce

Aneb Sedm pravidel hladké implementace

Zjistěte, co by vám slušelo

Na začátku potřebujete znát nejen strukturu svých dat, ale i procesy, které v organizaci probíhají. Měli byste znát odpověď na otázky typu: S jakými daty pracujete? Jak se k nim dostáváte vy a vaši kolegové nyní a jak jste s tím spokojení?  Co chcete sledovat a co vás nezajímá? Jaké informace získáváte o klientech, dárcích, dobrovolnících? Jak měříte výsledky? Jak měříte naplňování cílů? Víte, co přesně od systému chcete?

Z počáteční analýzy vyplyne množství požadavků. Doporučujeme ale začít jednodušším návrhem řešení, které lze vždy rozšířit. Jednoduchý nástroj se rychleji naučíte ovládat vy, i vaše okolí.

Vyberte perfekcionistu s nadhledem

V organizaci potřebujete osobu, která pohlídá zadání a termíny. Někoho, kdo si dokáže udržet nadhled a zároveň má smysl pro detail, nechybí mu systematičnost a nebojí se deadlinů. 

Tento člověk komunikuje s dobrovolníkem CRM pro neziskovky a vede implementaci na vaší straně. Má přehled o zadání a směřuje k němu ostatní. Sbírá podněty. Všímá si, zda nastavení odpovídá tomu, co organizace potřebuje.  Důležité je, aby to to nebyl IT externista, ale někdo v organizace, kdo zná procesy, které se vztahují k budoucímu využívání Salesforce.

Není špatné, když tento člověk domluví s jedním nebo dvěma kolegy, aby se stali prvními uživateli systému – tzv. testery. Takoví pomocníci vychytají slabá místa, porozumí systému a ještě pomohou při zaškolování kolegů. Třeba zpětnou vazbou, co potrápilo je samotné.

Připravte data

Jedna věc je systém, druhá věc jsou data. Aby technologie sloužila, musíte tyto dvě věci správně propojit. Nepodceňte přípravu dat a nechte si na ni dost času. Data, která chcete do systému nalít, musíte „sesbírat“ od jednotlivých uživatelů či programů. Pak už stačí jen dát jim stejnou fazónu, tedy: konsolidovat je do importovatelné podoby. Čeká vás sjednocování formátů, nadpisů, mazání nadbytečných údajů, aktualizace údajů, odstranění duplicit a tak podobně. Drobná práce. Ale s velkou satisfakcí v momentu, kdy se čistá data dostanou do systému. 

Naskočte do CRM dřív, než se rozjede

Už na začátku počítejte s tím, že se budete učit vy i kolegové. Dojde i na vylaďování v týmu. Vytvořte proto prostor pro otázky a konzultace, například v rámci pravidelné porady. 

Skočte do toho naplno a rovnýma nohama a za chvíli budete v systému jako doma. Mnohé implementace skončily ve chvíli, kdy organizace odložila užití na později, „až na to bude víc času“.

Motivace, půlka práce

Salesforce není excel. Tento systém lidé vyvinuli za několika účely: 

• Snáz spolupracujeme v týmu, sdílíme a aktualizujíme data. Funguje to ale jen pro disciplinované uživatele, kteří dodržují dohodnutá pravidla o záznamech. 
• Usnadnění práce umožňuje věnovat víc času dárcům/dobrovolníkům/klientům. 
• Sledujeme podrobně svou cestu od předsevzetí do cíle a můžeme se poučit z úspěchů i přešlapů.
• Průběžně si ověřujeme, zda se držíme svého poslání.

Je důležité, aby lidé v organizaci pochopili, proč jste se rozhodli pro CRM a přijali tuto filosofii za svou. Jen s motivovanými uživateli může celý systém fungovat.

Nad dobré zaškolení není

Může se stát, že na konci implementace budete vším přesyceni. Dostaví se pocit, že teď už je to za vámi. V tom případě se znovu nadechněte. Školení patří do jiného žánru a teprve teď zúročíte nabyté dovednosti a vědomosti. A to tak, že je pošlete dál.

Úspěch zaškolení rozhodne o tom, zda a do jaké míry systém u vás využijete. Nechte si projít hlavou, koho přesně budete školit a jak si tito kolegové rozumí s technologiemi. Ptejte se: Mohu na ně nahrnout všechno najednou? Je lepší zaškolovat po částech nebo dokonce individuálně? Stačí to jen vysvětlit nebo připravíme domácí úkoly? 

Představte jim novinku tak, aby si rychle osvojili alespoň základní uživatelskou úroveň a měli chuť se dozvědět víc.

Aktivně a spolu

Implementace se vyplatí pouze tehdy, kdy systém aktivně využívají ti, kdo ji potřebují nejvíc. Máte vyhráno, jakmile zaměstnanci CRM systém běžně využívají a konzultují si vzájemně, jak kdo řeší ten či onen problém.

V rámci implementace doporučujeme si vytvořit interní manuál, který zajistí jednotné užívání, omezí „zanášení“ systému nevalidními daty a pomůže novým kolegům do rozjetého systému nastoupit za jízdy. Pomůže vám také ujasnit si, které procesy chce vaše organizace sledovat a jaká data potřebuje udržovat „up to date“.