Vše o Salesforce, CRM systému a fundraisingu pro neziskové organizace, co jste chtěli vědět a neměli se koho zeptat.

Salesforce pro neziskové organizace – fundraising, dobrovolnictví a mnohem víc

CRM systém dnes pomáhá neziskovkám po celém světě s fundraisingem, dobrovolníky a vůbec celou administrativou. Velkou zásluhu na tom nese nadace americké společnosti Salesforce, u níž získáte systém s deseti licencemi zdarma a dokonce s českou lokalizací. Představujeme vám CRM Salesforce pro neziskové organizace přehledně se všemi jeho největšími výhodami.

Za zkoušku nic nedáte, za deset licencí taktéž

CRM Salesforce běží na cloud computingu. Tato magická slova znamenají, že systém využívá vzdálených internetových serverů a všechna data se ukládají v evropských datacentrech. Díky špičkovým technologiím jsou zabezpečeny daleko lépe, než na počítači vaší organizace. Salesforce splňuje podmínky GDPR a vlastní všechny potřebné licence k bezpečnosti dat.

Salesforce si vyzkoušíte prostřednictvím trial verze, kde svou neziskovou organizaci zaregistrujete. Nadace si ji ověří a do 30 dnů získáte svých deset licencí. Pokud nejste politicky aktivní organizace, komplikací se bát nemusíte. Salesforce nabízí různé druhy licencí se základními i rozšířenými funkcionalitami, takže si vyberete podle vaší velikosti a potřeb.

Do svého Salesforce CRM se přihlásíte přes logovací stránku. Pro bezpečný přístup doporučuje poskytovatel dvoufaktorové přihlašování, které se dá propojit s dalšími aplikacemi i zjednodušit.

Komunita Salesforce nabízí základní i pokročilá videa a návody, jak na systém. Ovšem v anglickém jazyce. Vládnete-li jen češtinou, nabízí se blog či rozličná školení od CRM pro neziskovky: ať už po zavedení systému nebo při zájmu o konkrétní téma. Školení jsou otevřena všem zájemcům, tedy nejen klientům neziskových organizací. „Nejčastěji nastavujeme CRM systém pro fundraising, proto se i řada školení týká právě této oblasti. Nabídka školení ale reaguje flexibilně na potřeby uživatelů,“ uvádí ředitelka Petra Joklová.

Základní program rozšíříte aplikacemi třetích stran nebo si můžete nechat napsat úpravu na míru dobrovolníky z výše zmíněné organizace.

V jednoduchosti je krása

Jedna data na jednom místě a průběžně aktualizovaná: to je bezpochyby největší výhoda CRM Salesforce oproti evidenci pomocí excelových tabulek. Spolupráce v týmu, ale i napříč odděleními, se výrazně usnadní. Díky evidencím na kartách, statusu kampaní a evidenci úkolů všichni v týmu vidí, v jaké fázi projekt je a co má kdo na starosti. 

Jak to vypadá

V základním zobrazení uvidíte záložky všech objektů: kontakty, firmy (accounts), kampaně, transakce, reporty, ovládací panely. Záznamy na jednotlivých objektech můžete filtrovat, hromadně měnit či v nich vyhledávat v Salesforce.

Každý kontakt je navázaný na account a téměř všechny položky na kartě kontaktu si můžete uzpůsobit k obrazu svému, zrušit nebo přidat. Evidovat můžete různé skupiny lidí: dobrovolníky, zaměstnance, dárce apod. Na tomto místě uvidíte i dary, transakce, příležitosti, případy, historii kampaní (s aktuálním stavem), poznámky či přílohy. Protože se vše v systému sdílí, uvidíte tu také, kdo vytvořil který záznam, kdo ho naposledy změnil a kdo je majitelem kontaktu a stará se o něj.

Karta kontaktu vám může připomínat narozeniny nebo odesílat automatické přání k nim, třeba skrze jednoduchý e-mailový formulář po pravé straně zobrazení. Proto se hodí evidovat na kartě oslovení dotyčného ve správném tvaru.

Podobně funguje i karta firmy. 

Fungující fundraising – motor úspěšné neziskové organizace

Přístup k darům a dalším transakcím bez účetní

Neziskovky nejvíc zajímá nastavení fundraisingu. Ne náhodou. CRM nabízí výrazné zrychlení a zkvalitnění práce v této oblasti. Asi nejvýraznějším trendem je propojení CRM s bankami, odborníci jej pokládají za jednu z nejdůležitějších podmínek pro rozvoj organizace.

Salesforce se umí propojit s většinou českých i slovenských bank, problém nejsou ani složenky nebo SIPO. Do systému se párují transakce podle variabilního symbolu s kontaktem a kampaní. U spárované platby se automaticky objeví všechny položky klasického výpisu z účtu. Populární platformu Darujme.cz též aktualizuje a páruje platby.

K transakcím patří i granty, nepeněžní dary, členské příspěvky nebo třeba platby přes e-shop. Podle typu si je můžete třídit, sčítat a párovat na příslušnou kampaň, popřípadě si hlídat firemní dárcovství či násobení zaměstnaneckých darů firmou. Ke každé transakci či souhrnně vystavíte jedním klikem potvrzení pro daňové účely.

E-mailing a jiné integrace

Další zásadní kapitolou fundraisingu jsou e-maily. Systém sám nabízí jednoduchý e-mailing, nicméně nabízí se široká škála integrací na pokročilé aplikace (např. Mailchimp či Smartemailing) či do MS Outlook a Gmail. Tato funkcionalita umožňuje rozesílat hromadné e-maily vybraným skupinám příjemců či vytvářet a ukládat šablony. Každý odeslaný e-mail se přitom eviduje na kartě kontaktu. E-mailing si zvolíte podle toho, jak pokročilé funkce potřebujete.  

Integrace nevyužijete jen u e-mailů, ale i u úložišť (např. OneDrive), sociálních sítí či vašeho webu. V případě webu vás překvapí rychlost a flexibilita, s jakou lze ad hoc vytvořit například jednoduchý přihlašovací formulář pro dobrovolníky, skrze který vám do systému chodí všechna potřebná data.

Reporty

Oblíbenou funkcí se jistě stanou reporty a následně infografiky. Vše, co v systému máte, můžete vyexportovat ven. A navíc přehledně a barevně.  Tyto funkce zhodnotí vaše data, umožní širší rozhled, lepší marketing a usnadní rozhodování o dalších projektech nebo i směřování organizace. 

Implementace nebolí

Zavedení systému nebolí, ale vyžaduje čas a „plnění úkolů“ na obou stranách. Na začátku sestavíte své požadavky a připravíte data, pak přijde na řadu ladění Salesforce a import dat. Nakonec vás čeká testování, zdaje systém dobře nastaven, a školení pro všechny, kdo budou program používat. 

Implementace se odvíjí od toho, co je třeba upravit na základním systému, a u CRM pro neziskovky ji zajišťují IT dobrovolníci, kteří za svou práci nejsou honorováni. Proto cena za nasazení systému je pro neziskové organizace přijatelná.