5 tipů, jak využívat aktivity v Salesforce

Pomocník pro desktop i mobil

Salesforce CRM není jen soubor excelových tabulek propojený s e-mailem. Klíčovou roli hrají funkcionality, které dokážou zobrazit data přesně tak, jak vaše neziskovka potřebuje. Třeba Salesforce aktivity. V dobře nastavených procesech práce hraje tato funkce klíčovou roli, protože dokáže maximálně vytěžit vaše data.

Aktivity umožňují propojit úkoly a události se záznamy o dárcích a jiných kontaktech, kampaních, smlouvách a dalšími potřebnými informacemi. Na jednom místě vidíte nejen události  kalendáře, záznamy o úkolech, schůzkách, telefonických hovorech a e-mailech. A nejen vidíte, ale i vytváříte a aktualizujete nebo si zobrazujete a filtrujete historii aktivit na časové ose.

Pokud jste toto zákoutí Salesforce doposud přehlíželi, věříme, že po přečtení článku od CRM pro neziskovky neodoláte.

Další apka projektového řízení? Vždyť už máme jinou…

Aktivity se dají používat jako chytrý záznamník pracovních úkolů i jako organizátor týmové práce. Oproti jiným aplikacím na týmovou spolupráci mají jednu nespornou výhodu, jsou uvnitř systému vaší organizace. Provážete je s konkrétními záznamy ve svém systému, a tak máte vše pohromadě a přehledně. Aktivity Salesforce si užijete, i když vaše práce není příliš složitá. Pokud ale pracujete ve větším počtu týmů, mohou se vám stát majákem v moři práce. I když vaše neziskovka používá jiné řešení pro řízení projektů a nechce se ho vzdát, je možné oba přístupy integrovat a kombinovat.

Přímá linka ke konkrétním záznamům

Funkci aktivit najdete ve správci objektů a dostane se k ní každý, kdo používá Salesforce. Vychází z úkolů a událostí, ale nabízí i rychlou možnost zaznamenat hovor či poslat e-mail.

Funkci aktivit můžete přidat na např. na kontakty, organizace, kampaně, ale i jiné objekty, které využíváte, např. cases.

Úkoly i schůzky prolinkujete pomocí polí „jméno“ a „související s“ přímo na objekty jako například kontakty, kampaně a další potřebné informace.

Podpora Salesforce doporučuje, aby administrátor předem nastavil standardní způsob, jak se aktivity všem uživatelům zobrazí, a ulehčil tak práci v týmu.

Plánování a organizace

Pokud chcete mít přehled o vám přidělených úkolech nebo naplánovaných schůzkách, můžete jít na konkrétní záložky v Salesforce, kde existuje jejich kompletní přehled:

• Úkoly – snadno vytvoříte nebo aktualizujete položky svého to-do listu. Seznamy úkolů lze i filtrovat nebo si nastavit upozorňování. Jednotlivé řádky snadno propojíte s objekty.
• Kalendáře – zobrazují naplánované schůzky včetně možnosti plánovat nové.

Úkoly i schůzky prolinkujete pomocí polí „jméno“ a „související s“ přímo na objekty jako například kontakty nebo kampaně.

Navíc si můžete vytvořit standardní a vlastní sestavy – každý uživatel si může vytvářet přehledy o svých úkolech i událostech, včetně s nimi spojených přidružených záznamů. Výjimku činí archivované položky.

Všechno na jednom místě

Pomocí aktivit sledujete interakce členů týmu s dárci či jinými kontakty na jednom místě, i když ve skutečnosti probíhají prostřednictvím různých komunikačních kanálů. Aktivity vám podstatně ulehčí práci a zlepší interakce s potenciálními i současnými dárci.

Funkci aktivit můžete přidat na kontakty, organizace, kampaně, ale i jiné objekty, které využíváte, např. cases. Úkol, schůzka nebo záznam o volání vytvořený z kontaktu tak bude automaticky ke kontaktu přiřazen, zobrazen v historii aktivit a dostupný i pro ostatní členy týmu. 

Aktivity jsou prostě dalším šikovným nástrojem pro navázání i udržování dobrých vzájemných vztahů mezi organizací a dárci a proměňování příležitostí v úspěch.

Časová osa: ať žije vizualizace!

Aplikace Lightning Experience nabízí jednu velice příjemnou funkci. Všechno výše zmíněné se zobrazuje na časové ose aktivit.

Osa je podporována pro účty, případy, kontakty, leady, příležitosti, smlouvy, reklamace i vlastní objekty s aktivitou. Můžete do ní tedy přidat, co jen potřebujete, a také se do kýženého záznamu prokliknout přímo z osy.

Aktivity si Salesforce po určité době archivuje, ale nebojte, o nic nepřijdete. Vše zůstává v systému a archivované aktivity nejen zobrazíte, ale dá se v nich vyhledávat a upravovat je.