CRM systém, konferenční hovory, nástroje pro projektovou práci zajímají teď kvůli koronavirové krizi každého. Zorientujte se a vyberte si to, co vám sedí.

Digitální restart

Nouzový stav odhalil digitální slabiny mnoha organizací. Neziskovky zkouší konferenční hovory, hledají nástroje pro dlouhodobou projektovou práci, řeší přístupy k datům. Neexistuje jedna cesta pro všechny, ale věříme, že třeba i díky této inspiraci od CRM pro neziskovky si všichni vyberou tu svou.

Zvuk a obraz

Chcete se sejít on-line a nevíte, se kterou technologií si začít? Nejdřív si rozmyslete, co od aplikace chcete, a vyhodnoťte technickou stránku věci. 

Pokud nevíte, jak do toho, zkuste si odpovědět na následující otázky:

• Kolik vás bude? 
• Potřebujete se hlásit do diskuse? 
• Záleží vám na kvalitě obrazu? 
• Využijete virtuální tabuli? 
• Chcete při hovoru používat dokumenty, na nichž společně pracujete?
• Vyhovuje vašim podmínkám něco, co už používáte?
• Na čem budete hovor přijímat?
• Jak rychlé/stabilní je vaše připojení? 
• Jaký vztah mají vaši kolegové k instalaci nových programů? 

Až budete mít jasno o svých požadavcích, můžete se pustit do výběru. Nejčastějšími nástroji na on-line komunikaci se staly obligátní Skype, projektům přátelský Windows Teams, Hangout Meet propojený se vším od Googlu, Zoom pro náročné a Jitsi Meet bez nutnosti instalovat.

O možnostech jednotlivých programů toho už bylo napsáno dost, stručný přehled najdete třeba ve článku Videokonference a schůzky on-line.

Spolu nad projektem

Pro projektové řízení se u nás nejčastěji používají Trello, Freelo, Asana nebo Basecamp. Liší se ovládáním, tím co umí a co je pro ně podstatné. Všechny zmíněné si můžete odzkoušet, protože jsou v základní variantě zdarma. 

Za nejjednodušší by se dalo označit Trello. Prográmek napodobuje nástěnku s lístky poznámkového bloku, řazenými do sloupců. Sloupce projektu si pojmenujete podle potřeby (typicky: plánováno, v procesu, vyřešeno, zrušeno). Na lístku s úkolem můžete nastavit, kdo ho má splnit a dokdy. Navíc můžete úkol doplnit obrázkem. Jednotlivé lístky přetáhnete myší z jednoho sloupce do druhého, třeba když je splněno. Celou nástěnku si můžete vytisknout jako pdf.

Trello má českou obdobu: Freelo, která sleduje stejnou filosofii:  „hlavně jednoduše“. Navíc nabízí například českou podporu, komunikaci přes e-mail pro ty, které do Freela nedostanete, nebo time tracking, když měříte čas na projektech.

Asana si zakládá na  „týmové práci bez e-mailů“ a je sama poštovní schránkou skupinových projektů, u nichž si můžete ledacos nastavit, třeba důležitost nebo deadline. Jde o cloudovou službu, nemusíte nic instalovat, ale potřebujete přístup na internet. Asana patří mezi pokročilejší systémy s mnoha dalšími funkcemi a když si ji vyberete, musí do ní naskočit celý tým.

Na oblíbeném Basecamp si k projektům můžete ukládat dokumenty, mediální soubory a to-do listy, také nabízí chat. Když k projektu zadáte svůj e-mail, dostanete upozornění, jakmile se něco změní. I Basecamp patří mezi profesionálnější nástroje.

Všechny tyto aplikace spolupracují s aplikacemi třetích stran, zvlášť šikovné je propojení s Google Diskem. Ostatně ledaskdo používá samotný Google Disk pro projektové řízení. Google ale nenabízí  „úkolovací“ ani jiné nástroje projektového řízení. Navíc tu je otázka bezpečnosti dat, takže tuto variantu spíše nedoporučujeme.

Sdílení dokumentů

Při společné práci samozřejmě potřebujete sdílet soubory, možná také přistupovat k souborů z různých míst. K tomu využijete internetová cloudová úložiště, klasicky OneDrive, Google Disk a Dropbox. Poslední jmenovaný je prostým úložištěm, kam nahrajete soubory a sdílíte je s druhými.

One Drive máte integrovaný přímo v systému Windows 10. Nad to, co umí Dropbox, dovolí skenovat fyzické dokumenty pomocí telefonu do úložiště. Služba nabízí také Osobní trezor, pro důvěrné dokumenty.  

Google Disk zase nabízí on-line práci s tabulkami, dokumenty a dalšími soubory, ve kterých pracujete všichni na jedné věci a vizuálně se moc neliší od MS, Libre nebo Open Office. V podstatě jde o úložiště s plnohodnotným kancelářským balíkem a chatem. Kdo má rád všechno na jednom místě – e-mail, on-line komunikaci i data, služby Google ocení.

Všechna data na jednom místě

Pamatujete na rychlé otázky na kolegy:  „Prosím tě, koukni se mi…“ a  „Nemůžu najít…, nevíš, nemáš to uložené?“ Možná jste i vy během nouzového stavu zjistili, že by se hodilo pracovat na jednom místě se všemi daty.

S výše uvedenými pomocníky si nevystačíte, pokud potřebujete automatické procesy (př. napojení na banku), chytré výstupy (př. reporty) či další pokročilé funkce. Šikovné řešení nabízí byznysová aplikace CRM čili customer relationship management, což znamená systém pro řízení vztahů se zákazníky. Systém nabízí společnou správu kontaktů, transakcí, kampaní, dobrovolníků, umí evidovat veškerou komunikaci a posílat e-maily. Díky automatickým procesům lze napojit na banku či darovací platformu a nastavit různé úrovně přístupů k datům. Celá záležitost významně ulehčí komunikaci navenek i uvnitř organizace, a to nejen s ekonomickým oddělením.

Řada CRM dnes funguje na cloudu, čili v internetovém prostoru, a tak se k datům přistupujete, jako by žádná pandemie nebyla. Takových systémů najdete celou řadu. My nabízíme CRM Salesforce, protože je bezpečný, šikovně postavený a bezplatný v základní verzi. Také se dá  snadno rozšiřovat o potřebné aplikace, stále se vyvíjí a má solidní podporu. Výhodu toto řešení přináší právě v době krize. Jednak pro rychlou práci s daty, jednak pro variabilitu – prostě přidáte rozšíření na míru okamžité potřeby, ať už hotové nebo napsané vám na míru.

Zkratka CRM se užívá i pro cockpit resource management, tedy sadu výcvikových postupů pro použití v prostředích, kde lidská chyba může mít devastující účinky. Když člověk pracuje s lidmi a finančními toky, takový výcvik by se hodil. Ovšem systém jako Salesforce sám škodám předchází díky chytrému nastavení dat.

Technologie pro lidi, ne naopak

Při zavádění technologických zlepšení vždycky pamatujte na cíl: zjednodušení a úspora času. U neziskovek to platí dvojnásobně: chceme se věnovat co nejvíc lidem a “terénu” a co nejméně “papírům”. Podle toho posuzujte nabízené funkce u různých nástrojů. Méně někdy znamená více.

Když vybíráte novou aplikaci či systém a chcete, aby ji všichni používali, nejprve ji sami vyzkoušejte. Zkoumejte ji nadšeným i kritickým okem. Jak pro ni nadchnout a kde se může objevit kámen úrazu? Pamatujte, že jednou z nejdůležitějších součástí  “implementace” je školení uživatelů, případně snadno dostupná podpora. Bez těchto prvků už řada skvělých řešení skončila v koši.