CRM systém čistý a aktuální, to je sen každého fundraisera. Naučíme vás, jak předejít duplicitám, neúplným záznamům či nechtěným chybám v databázi.

Databáze čistá jako pracovní stůl

S udržovaným systémem se to má jako s uklizeným domem nebo čistým pracovním stolem: úplně jiná práce, úplně jiný pocit. CRM Salesforce bez duplikátů a chybějících údajů, to je sen každého uživatele. Obvykle ale zůstává u snění. Vždycky se objeví něco urgentnějšího, a tak péči o databázi odsouváme „na příští týden“. Přitom stačí pár fíglů a údržba databáze se změní na vcelku příjemnou činnost, na kterou si čas uděláte. Přečtěte si, jak omezit vznik duplikátů nebo přinutit kolegy, aby vždycky vyplnili potřebné políčko. 

Bez duplikátů

Představte si, že žádné zdvojené záznamy ani nevzniknou. Salesforce na to pamatuje prostřednictvím duplikačních pravidel v Duplicate Management. Duplikáty sice úplně nevymizí, ale výrazně omezíte jejich výskyt. 

Pravidla se nastavují pomocí „matching“ a „duplicate rule“. Pro kontrolu využívají některé ze základních políček, například telefonní číslo kontaktu. Systém kontroly nastavíte buď tak, že upozorníte uživatele na stejný záznam v systému, nebo mu nedovolíte data uložit. Tak jako na dalších funkcích, i zde můžete někoho vyjmout, třeba administrátora. 

Zbylé duplicity si vyreportujete a sloučíte, třeba ke nejlépe vyplněnému záznamu. Pokud si na vytváření funkcí netroufáte, k prevenci i čištění použijete některou z aplikací z Appexchange, například Duplicate Check.

Všechno na svém místě

Pokud CRM využívá víc lidí či dokonce víc oddělení, často si každý vyplňuje záznam podle svých představ. Tu něco zapíše, tu něco přeskočí. Jenže neúplně vyplněné záznamy dělají v organizaci zlou krev. Jak tomuto trápení předejít? Využijte Validation Rule. Zde si zvolíte, která políčka potřebujete mít před uložením záznamu vyplněná. Nikdy pak neobjevíte záznamy bez telefonních čísel či jiných podstatných údajů. S touto funkcí si lze vyhrát ještě víc, když například chcete, aby se při vyplnění jednoho políčka objevilo další, a třeba včetně roletky s doplňujícími údaji. Validation Rule navíc pohlídá správný formát telefonního či směrovacího čísla. 

Při psaní funkce si rozmyslete, co má být povinné, aby se z pomocníka nestal bič. Kupříkladu doporučujeme výjimku pro externí data z integrace. Nemusela by se totiž vůbec uložit.

Méně je více

I v databázi platí, že ji lidé využijí nejlépe, když ji nastavíte podle zásady: „méně je více“. Jak na to? V Page Layout zobrazte uživateli jen ta políčka, která chcete vyplnit. Pokud se hodí připojit instrukci k vyplnění, neváhejte a přidejte popisek. Data neužíváte všichni stejným způsobem, pro to se hodí vypíchnout, čemu věnovat větší pozornost. 

CRM Salesforce dovoluje vytvářet vlastní tlačítka. V tomto případě toho využijete třeba pro zjednodušené přidání kontaktu. K tomu si naprogramujte párování na existující organizaci prostřednictvím funkce a zase si ušetříte nějaký ten klik. Neváhejte si navíc usnadnit práci předvyplněním některých kolonek, typickým kandidátem na předvyplnění je řádek „jazyk“. 

Dočištění interně či externě

Dobře nastavený systém vám uloží drtivou většinu dat dobře. Přesto se ale vyskytnou duplicity, neúplně vyplněné záznamy či jiné chyby, to je přirozené. Data dočistíte různými způsoby. Změny můžete provádět i v základním přehledu, jak jsme podrobně psali v Tipech a tricích pro CRM Salesforce. Pro rozsáhlejší úpravy zvolte externí aplikaci z Appexchange nebo třeba šikovné rozšíření tabulkového procesoru Google Disku, Data Connector. Tuto aplikaci si nainstalujete do prohlížeče, otevřete ji ze záložky Add-on a přihlásíte do Salesforce. Pak už jen naimportujete záznamy a pracujete s daty klasicky v tabulce. Tato utilitka se hodí při sjednocování formátu dat a dalších hromadných úpravách. Ze Salesforce naimportujete také reporty. Opravená data zase funkcí “update” dostanete zpět do systému a máte uklizeno. Doplněk ke Google Disku ocení také příznivci Excelu a rozšíříte okruh lidí, kteří vám data pomohou zkontrolovat.

Jak na tom je?

Stav databáze kontrolujte průběžně. Pokud nevíte, odkud začít, využijte některé rozšíření, například Data Quality Reports. Aplikace vám zobrazí grafické reporty a dashboardy, takže hned uvidíte, v jakém stavu se nachází jednotlivé části databáze. Pak se rovnou vrhnete na ty nejpotřebnější, ať už v kontaktech, účtech či v jiné skupině dat. Prográmek vám také ulehčí první krok, pokud víte, že máte v datech chaos, ale netušíte, kudy do toho. 

Pokud potřebujete konkrétní radu k údržbě databáze nebo se vám do ní stále nechce, neváhejte a konzultujte s CRM pro neziskovky.