Cloud a jeho využití v neziskovém sektoru

Cloudové aplikace, mezi které patří i CRM systém, umožňují přístup k datům téměř kdykoliv a odkudkoli. Neziskovkám tak významně šetří práci, čas i finance.

Nezisková sféra zvolna, ale nezadržitelně přechází do cloudu. Ne, to není prolog k postapokalyptickému románu. Je to prosté konstatování faktu, že neziskové organizace stále více využívají pro práci se zákazníky, dárci a dalšími subjekty aplikace přístupné kdykoli a odkudkoli přes webové rozhraní. Tento trend můžeme samozřejmě sledovat i v komerční sféře, pro neziskovky má ale speciální důležitost.

Vysvětlení podstaty cloudu na příkladu něčeho, co používáte každý den

Že nevíte, co je to cloud? A myslíte si, že jde o něco naprosto vzdáleného vaší každodenní realitě? Jste na omylu! Cloudové aplikace používáte dnes a denně. Tou úplně nejrozšířenější je prachobyčejný e-mail. Když se zamyslíte nad tím, jakým způsobem využíváte elektronickou poštu, pochopíte zároveň, jak funguje cloud.

Ke svému e-mailu se dostanete kdykoli a kdekoli, stačí k tomu jedna podmínka: mít přístup k internetu (a samozřejmě si pamatovat heslo). Do své e-mailové schránky můžete vstoupit přes libovolný stolní počítač, tablet či mobil. Kompletní obsah vaší schránky přitom není uložen v žádném z těchto zařízení, přes něž do svého e-mailu vstupujete. Nachází se na serveru (počítači) provozovatele (např. Seznam, Gmail apod.) a vy si tento obsah pouze prohlížíte přes svého e-mailového klienta. Nezabírá vám tak místo na vašem vlastním disku a když vám například počítač někdo ukradne, o svou elektronickou korespondenci samozřejmě nepřijdete.

Přesně tohle je tedy ve stručnosti cloud. Aplikace (software), kterou nemáte nainstalovanou u sebe v počítači, ale do které se dostanete přes libovolný počítač (tablet, mobil) připojený k internetu.

Na stejném principu už dnes nefunguje pouze e-mail, ale spousta dalších aplikací. K těm nejoblíbenějším mezi koncovými uživateli patří třeba Google docs nebo Uložto. Dalšími typy cloudových aplikací rozšířenými mezi organizacemi jsou například účetní, ERP či CRM systémy. Ty poslední nás samozřejmě zajímají nejvíc.

Výhody a nevýhody cloudu

Ať už jde o e-mail, balíček kancelářských aplikací nebo CRM systém, výhody cloudového řešení jsou zřejmé. Ke všem datům máte přístup odkudkoli a kdykoli. Nemusíte se bát, že váš počítač „spadne“ a vy o svá data přijdete. Všechny informace můžete velmi snadno sdílet s neomezeným počtem lidí. Cloudové aplikace navíc bývají mnohem levnější než software nakoupený v nějakých instalačních balíčcích.

Nevýhoda cloudu je vlastně pouze jedna. Můžete ho využívat jen tehdy, máte-li přístup k internetu. Ale mezi námi – kdy jste naposledy nedobrovolně přišli na delší čas o přístup k internetu?

Za málo peněz hodně muziky

V souvislosti s naším tématem je třeba vypíchnout tři specifika neziskovek, kvůli nimž se pro mnohé z nich stává cloud téměř nezbytností. Tím prvním je problematika nákladů. Když komerční firma implementuje například CRM systém, jde o investici s cílem zvýšit ziskovost firmy. A komerční společnosti do takových systémů investují bez nadsázky miliony. Mohou si to dovolit, neboť si snadno spočítají návratnost takové investice.

To ale samozřejmě není v možnostech většiny neziskových organizací. Pro ně je to náklad, který potřebují minimalizovat. A cloudová řešení jim v tomto ohledu vycházejí skvěle vstříc. Už jsme zmínili, že cloudové aplikace bývají podstatně levnější než klasický software. Za cloud se zpravidla platí cosi na způsob měsíčního „nájmu“, základní verze často bývají zdarma, za rozšířené funkcionality je nutné si připlatit. Neziskové organizace navíc často dostávají od poskytovatelů aplikací různá zvýhodnění. Například nejrozšířenější CRM systém současnosti Salesforce je pro neziskovky zadarmo.

Propojení informací z různých databází a jejich centralizace

Druhým specifikem neziskových organizací je skutečnost, že jejich fungování většinou neprobíhá na jednoduché ose organizace – zákazníci. Neziskovky pracují nejen s klienty ve vlastním slova smyslu, ale také soukromými dárci, firemními sponzory, partnery, dobrovolníky… Ke všem těmto subjektům se pojí určitá komunikační historie, dokumenty a další data. Správná práce s těmito daty je klíčová pro to, aby nezisková organizace mohla úspěšně plnit své poslání.

Čím je organizace větší a objem dat rozsáhlejší, tím méně si lze představit, že by všechny informace mohly být uloženy v počítačích zaměstnanců a jejich správa probíhat dejme tomu skrze tabulkové editory. Mnohem větší smysl dává umístit data na zabezpečený specializovaný server a pracovat s nimi pomocí specializovaného cloudového CRM systému (respektive xRM systému). Efektivní vyhodnocení a propojení různých databází zajistí dokonalejší fundraising, přesnější sdílení dat mezi zaměstnanci, a tudíž také lepší služby klientům.

Dobře to ilustruje příklad velké mezinárodní organizace Ashoka poskytující podporu sociálním firmám. Tato neziskovka měla svého času 30 separátních databází roztroušených po celém světě. Informace v nich byly často neaktuální, nespolehlivé a jen těžko využitelné. S pomocí zaměstnanců Salesforce se podařilo všechna data převést do cloudu a začít je smysluplně využívat. I to bezpochyby přispělo k úspěchu Ashoky, v současné době největší celosvětové síti sdružující sociální podnikatele.

Informační výzbroj do terénu pro všechny zaměstnance, dobrovolníky či dárce

Třetí a posledním specifikem je organizační struktura některých neziskovek a povaha jejich aktivit. Tam, kde činnost organizace spočívá v terénní práci, je často velmi žádoucí umožnit pracovníkům přístup do databází a aplikací přímo „v akci“, mezi klienty. Přínos cloudového řešení, které lze například skrze tablet využívat odkudkoli, je tedy nasnadě. Pomocí cloudu lze také velmi usnadnit komunikaci se sítí dobrovolníků, kteří se skrze jasně definovaná oprávnění dostanou přesně k těm informacím, jež potřebují ke své práci.

Přesně tyto vlastnosti cloudu ocenil například IT ředitel Amerického červeného kříže John Crary, když na adresu cloudového řešení Salesforce pronesl, že „pomáhá efektivně spravovat naše nejcennější zdroje – totiž dobrovolníky, partnery a dárce, kteří jediní činí možným to, co děláme. Dárci a dobrovolníci jsou srdcem a duší naší organizace. Čím blíže jim můžeme být, tím více pak můžeme udělat pro veřejnost.“

Aplikace (zejména CRM systémy) v cloudu dnes zkrátka přinášejí neziskovým organizacím maximální úsporu nákladů a času. Přispívají také k poskytování lepších služeb klientům a v neposlední řadě pomáhají vést efektivnější fundraisingové kampaně. Není proto divu, že jejich obliba roste. Nejspíš není daleko doba, kdy v cloudu bude celý neziskový sektor.

Pro CRM pro neziskovky napsal Pavel Šenkapoun