Jak přijmout Salesforce s otevřenou náručí

A navíc podpořit týmovou spolupráci

Přijme vaše neziskovka systém Salesforce za svůj, nebo zmínka o něm zkřiví kolegům tvář? Zásadní roli v tom hraje způsob, jakým systém ve vaší organizací zavedete. Odborně se tomu říká adopce čili osvojení.

Jak se sžít se systémem rychle a bezbolestně? Následujte naše rady a uvidíte, že tento proces přinese kromě lepší technologie i vylepšení týmové spolupráce a soudržnosti.

Mluví řečí lidskou i ajťáckou

Mezi první kroky určitě patří výběr systémového administrátora. K této službě je předurčen ten, kdo má dobré komunikační schopnosti a nebojí se IT. Zajišťuje totiž nejen komunikaci s dodavatelem systému, ale především představení CRM jako šikovného a nezbytného pomocníka pro jednoho každého ve vaší organizaci. A to obnáší dotazování se, sbírání zpětné vazby i trpělivé diskuse s kverulanty. 

Administrátor samozřejmě nesmí postrádat podporu vedení. Ten totiž nemá nikoho přesvědčovat, že systém potřebujete. Jeho úkolem je úspěšné zavedení a pečuje především o to, aby dodavatel ušil systém organizaci na míru.

Mít vedení v zádech

Možná jste s technologií přišli, ale nesedíte ve vedení. A možná v něm dokonce sedíte, ale jenom vy jediní víte, co je CRM a jaké výhody neziskovce přinese. V tom případě pozor! Pro rychlé a hladké osvojení systému je velmi důležité, abyste pro něj přesvědčili dostatek vedoucích pracovníků. 

Vedení totiž udává tón a pokud se svorně vysloví pro CRM jako prioritu, máte z třetiny vyhráno. Znamená to totiž, že už nejste jediní, kdo rozumí výhodám CRM a máte za zády autoritu, která pomůže překlenout okamžiky krize či nechuti učit se novým věcem. Nová cesta totiž znamená i větší spolupráci napříč týmy a nároky na pečlivost. Takový trend se v organizaci nastoluje svrchu. 

Využijte cestu pro cíl

Než se do toho pustíte, rozhodněte se, čeho chcete díky nové technologii dosáhnout. Půjde o cíle spojené s vaším týmem? Co třeba lepší sdílení informací nebo data up-to-date? Nebo se zaměříte na dárce a⁠ přesnější zacílení kampaní či zjednodušení správy preferencí? Dáte se abimbicióznější cestou a stanovíte si navýšení počtu dárců za určené období? To už záleží na vás. Ověřenou zkušeností ale je, že podobná předsevzetí urychlí přijetí systému a zaškolení do něj. Jak praví mudrcové: cesta je zároveň i cíl. Soustředěním na konkrétní metu se naučíte systém využívat na maximum. A to chcete.

Tip: Nezapomeňte si dané cíle po jisté době změřit, ať už daty, dotazníkem nebo rozhovorem s kolegy.  

Vyhledejte šampiony

Vyhlédněte si „šampiona“ nebo „šampiony“, kteří s vámi projdou implementací od začátku do konce. Vysvětlete jim výhody systému. Vysvětlete, k čemu bude právě vaší organizaci. Poproste je, aby se stali vašimi testery. Díky nim získáte spřízněné duše, které vám pomohou s propagací Salesforce a zároveň vám ulehčí zaškolování dalších kolegů či skupin.

Ptejte se, vyzvídejte a informujte

Ptejte se, pozorujte, nechte si vysvětlit. Než začnete domlouvat konkrétní podobu vaší implementace, zjistěte si, jaké je nejvhodnější nastavení pro vaši organizaci, tak aby odpovídal vašim potřebám a potřebám vašich kolegů.

Důvěřuj, ale prověřuj

Systém je dobře nastavený, pokud vyhovuje uživatelům. Proto si před implementací promluvte se všemi potenciálními uživateli a ptejte se na jejich potřeby. Během implementace si ověřujte, zda navrhované řešení odpovídá jejich požadavkům. Vyzkoušejte, zda věci zjednodušuje. Jako vedlejší produkt poroste důvěra kolektivu a  kolegové poznají, že jsou součástí změny a s jejich slovem se počítá.

Není nad brífink

Není totiž nic horšího než být postavený před hotovou věc. Informujte průběžně všechny zainteresované skupiny, na jejichž činnost bude mít nový systém vliv. Klidně si domluvte pravidelné informativní schůzky, kde předáte informace o tom, jak implementace pokračuje, ale můžete se také doptat na podrobnosti úprav, popř. na spokojenost prvních uživatelů a získáte tak průběžnou zpětnou vazbu.

Držte termíny zkrátka

Je snadné odkládat dlouhodobé projekty. Dobré to ale není. Pokud chcete udržet pozornost, motivaci a „drive“, stanovte si reálné termíny, do kdy co chcete mít a dodržujte je. S rozvrhem vám rád pomůže IT specialista, který pro vás systém zavádí.

Vysvětlujte a zůstaňte pozitivní

Lidé se vás zpočátku budou často ptát, proč systém potřebujete, k čemu je to vlastně dobré a proč se ho musí učit právě oni. Zůstaňte pozitivní. Trpělivě vysvětlujte pozitiva a přínosy, které díky správnému používání nového systému všichni získají.

Vyzdvihněte úspěch

Informativní schůzky můžete využít i pro prezentaci úspěchů a dosažených cílů během implementace a po ní. Není nad konkrétní příklady toho, jak novinka pomohla v praxi. 

O úspěchu by se samozřejmě mělo dozvědět i vedení. Každý je rád, když se potvrdí, že se postavil za správnou a úspěšnou věc a že se daří.

Školte se

Na základní zaškolení navažte dalším vzděláváním. Ujistěte kolegy, že se v novém způsobu práce nemusí plácat sami, ale k dispozici jsou doplňující semináře. Takovou akci klidně uspořádejte v rámci vaší organizace nebo můžete využít nabídky CRM pro neziskovky. Zde si vyberete z pravidelných školení s nejrůznějšími tématy. Školení se můžete účastnit společně s kolegy z dalších neziskovek nebo může být připraveno na míru vaší organizaci. Sama společnost Salesforce nabízí pro své uživatele i zájemce velké množství školení na platformě Trailhead.