Odložte práci do šuplíku

aneb jak opustit kancelář s čistou hlavou a svědomím

Léto je čas pohody a relaxu. Všichni vyrážíme ven: jedni na dovolenou a zaslouženým odpočinkem, jiným začíná sezóna festivalů a outdoorových akcí. Vám všem přejeme sluncem zalité dny, které vás nabijí energií a elánem na zbytek roku! 

Ať si dáváte volno nebo se chystáte do terénu, zapnete si teď režim „out of office”. Podělíme se s vámi o vlastní praxi, jak se na nepřítomnost v kanceláři co nejlépe připravit.

Dovolená: Štěstí přeje připraveným

Já tohle dneska neřeším

Základem spokojené dovolené je jistota, že mě někdo zastoupí. V neziskovce snadno propadneme dojmu, že odpočívat nemůžeme. Jsme totiž nenahraditelní a bez nás se všechno sesype. Takový pocit nám brání dát si pauzu a navíc nezřídka brání rozvoji organizace. Chcete-li si tedy volný čas pořádně užít a dát si skutečnou pauzu, zařiďte si to předem.

Zasvěťte kolegy tak, aby vás zastoupili ve všech běžných agendách. Velkým pomocníkem je v tomto ohledu CRM systém, který ukládá všechna data up-to-date na jednom místě a váš zástupce informace najde, aniž by vás s mobilem na uchu a prsty na vaší klávesnici rušil z dovolenkové pohody. V Salesforce si vyhledá jak údaje ke klientům, tak veškerou komunikaci a vaši předchozí práci s nimi. 

Zastupitelnost má své benefity i během klasického pracovního času, ať už případě služební cesty, vyšší vytíženosti nebo nemoci.

Za seznamem úkolů přibouchněte šuplík

Sepište si seznam úkolů, které vás čekají po návratu z dovolené, a to ještě před posledním odchodem z kanceláře. Propiska vám pomůže odložit všechna „musím” a „měl/a bych” na papír a zvýší váš pocit kontroly nad situací. Pokud raději píšete na počítači, seznam si  vytiskněte a znovu přečtěte. Pak úkoly odložte do šuplíku a ten zavřete se stejným úsměvem, který patří zimním botám na konci sezóny.

Out-of-Office: Stručně, ale jasně

Nedostupnost během volna symbolizuje automatická odpověď v nepřítomnosti, kterou si nastavujeme v poště. Takový e-mail nemá žádný standardizovaný formát. Hodí se ale napsat ho tak, aby urgentní věci vyřešil  váš zástup v kanceláři a zbytek počkal na váš návrat.

• Do těla zprávy určitě napište, v jakém časovém rozmezí máte dovolenou. 
• Připojte také informaci, zda se pošta přepošle kolegovi, nebo nabídněte alternativní adresu vašeho zástupce pro případ, že věc nepočká. Odesílatel tak bude hned vědět, na čem je, a většina korespondence se obejde bez vás. 
• Pokud organizace komunikuje ve více jazycích, nezapomeňte je použít i tady.

TIP: Nekontrolujte si schránku a neodpovídejte. Kontrola e-mailů je návyková věc a skutečně vám hrozí mentální návrat do práce, i kdybyste od ní byli nakrásně tisíce kilometrů. Podle psychologických studií přináší častá kontrola zpráv stres a pocit smutku. To nechcete. 

Pokud musíte poštu bezpodmínečně zkontrolovat, naplánujte si konkrétní hodinu a tu dodržujte. 

Podstatné na první pohled 

Není nic úmornějšího, než se brodit přeplněnou schránkou prvního dne v práci. Po takové řeholi je veškerý elán a energii pryč a můžeme zpátky na dovolenou. My ale naopak potřebujeme rychle vyhodnotit, co důležitého za dovolenou přišlo, poznačit si prioritu a pustit se do toho. Jak na to? 

• Nastavte si aplikaci tak, aby newslettery, informační e-maily, promonabídky chodily do určitých složek, a vizuálně vám nezaplevelily příchozí poštu. 
• Schránku propojte s CRM, aby se zprávy od fyzických kontaktů zobrazovaly přímo v systému. Nebudete je muset nijak třídit a navíc hned uvidíte, jestli vyžadují další akci.
• Nastavte si individuálně vlastní filtry podle toho, jaké zprávy vám obvykle chodí.

Podaří-li se vám schránku nastavit optimálně, šok při otevření schránky odpadne.

Tichý společník 

Nepodceňujte automatizaci. CRM nabízí různé procesy, které běží, i když vy odpočíváte: poděkování za dar, načítání bankovních transakcí do systému, přání k narozeninám nebo přiřazování došlé pošty pod kontakty. Dobře nastavené toky informací oceníte právě po návratu z dovolené.

A pokud není zbytí a vy se musíte připojit během dovolené, využijete Salesforce Cloud a vzniklé situace rychle vyřešíte. Výhody Cloudu využijete i při nomádském způsobu práce. Nabízí vám šance prodloužit si pobyt v sluncem zalité destinaci a přitom se vrátit do pracovního procesu.

Stres nechcete za sebou, rutinu si přibalte

Někdo vás zastoupí, e-mail jste nastavili a úkoly počkají v zásuvce psacího stolu. Dovolená může začít. Nezřídka ale přichází pokušení. Jen zkontrolovat e-mail, jen na chvíli pustit notebook, juknout na Cloud…  Stres a nároky ale nechte za zády a držte se pravidel digitální psychohygieny.

Naopak si nezapomeňte vzít pozitivní součásti pracovního týdne: ranní cvičení, meditace, kávička s koláčem nebo jiné rituály, které nás udržují při smyslech. Lékaři praví, že tyto věci pomáhají snižovat náš stres a posilují naše zdraví. Když odjíždíme na dovolenou, máme si s sebou vzít právě péči o sebe. Ranní běh, káva i meditace chutnají na začátku volného dne úplně jinak než v den pracovní a otevřou vás novým zážitkům.