Automatizace grantů s AI pro Nadaci EP Group – 3v1 na platformě Salesforce

Granty nemusí znamenat složité formuláře, nekonečnou e-mailovou komunikaci a věčné přepisování dat. V CRM pro neziskovky jsme pro Nadaci EP Group realizovali chytré spojení webu, interního systému a uživatelského portálu přímo v Salesforce. Zapojili jsme AI, která žádosti vyhodnotí a připraví sumář pro pracovníky nadace. I menší nadační tým pak zvládne odbavit grantovou agendu od registrace přes schvalování až po vyúčtování vlastními silami.

K datům bez oklik: do Salesforce je zadá sám uživatel

Neziskovky často využívají různé systémy, kde žadatelé nebo dárci vyplňují jednotlivé formuláře. Koordinátoři data stahují, přepisují nebo importují do tabulek, a teprve potom zpracovávají. S větším objemem dat ale naráží administrativa na časový strop.

Celý web i nadační portál jsme proto vytvořili přímo v ekosystému Salesforce. Data z webových stránek a nadačních formulářů tak nevstupují do žádných cizích databází a do nadačního CRM je zadává přímo žadatel.

Když žadatel i nadace pracují v jednom prostředí

Jak to funguje? Nadace EP vyhlásí grantovou výzvu a noví uživatelé se registrují skrze portál. Schválením registrace začíná grantový proces: žadatel popíše projekt, zadá potřebné údaje, doloží rozpočet a připojí dokumenty. To vše právě prostřednictvím vícekrokového formuláře na portálu pro uživatele.

Zadaná data se rovnou propíšou do konkrétního grantu vedeného v Salesforce. Tým nadace tak nemusí nic stahovat a přepisovat a pokračuje v procesu. Systém automaticky kontroluje kompletnost podkladů, generuje úkoly pro nadační manažery a připravuje podklady pro schvalování správní radou. Obě strany pracují nad stejnými daty, každá ovšem vidí ty informace a užívá ty funkce, které odpovídají její roli.

Žadatel se navíc do portálu vrací i po schválení žádosti – po celou dobu realizace projektu až po jeho vyúčtování. Jak celý proces vypadá krok za krokem, popisujeme níže.

Od grantové výzvy až po vyúčtování: jeden systém pro celý životní cyklus grantu

Web, portál pro žadatele a interní systém pro pracovníky nadace. Na první pohled tři různé věci. V případě Nadace EP Group ale tvoří jeden propojený digitální ekosystém postavený na platformě Salesforce.

Výsledkem je řešení, ve kterém nemusí informace putovat mezi webem, e-maily, tabulkami a interní databází. Data vznikají na jednom místě a jsou okamžitě dostupná všem, kteří s nimi mají pracovat.

Web, který není jen výkladní skříní

Veřejný web Nadace EP Group je vytvořen v prostředí Salesforce Experience Cloud. Část jeho obsahu mohou pracovníci nadace standardně editovat – například texty jednotlivých programů nebo další informační stránky.

Vedle toho ale web obsahuje také dynamický obsah přímo napojený na data v Salesforce. Typickým příkladem jsou grantové výzvy nebo aktuality. Když tedy nadace pracuje s výzvou v Salesforce, stejné informace mohou být využity také pro její prezentaci návštěvníkům webu. Není nutné stejná data znovu přepisovat do dalšího systému.

Salesforce tak není schovaný pouze „někde v administraci“. Je přímo datovým základem veřejného webu.

Od návštěvníka webu k žadateli

Ve chvíli, kdy chce organizace nebo fyzická osoba požádat o podporu, pokračuje ze stejného prostředí do portálu pro žadatele.

Nový uživatel se nejprve zaregistruje. Systém přitom rozlišuje různé typy žadatelů – například právnické a fyzické osoby – a umožňuje získat informace potřebné pro jejich další práci s nadací. Po schválení registrace získá žadatel přístup do zabezpečené části portálu. A právě tady začíná samotný grantový proces.

Komplexní žádost bez posílání dokumentů e-mailem

Grantová žádost zpravidla není jeden jednoduchý formulář. Žadatel musí popsat projekt, vyplnit řadu údajů, doložit rozpočet a připojit požadované dokumenty. Proto jsou žádosti řešeny pomocí vícekrokových formulářů, které žadatele celým procesem postupně provedou. Součástí žádosti může být také větší množství příloh a dalších podkladů.

Pro žadatele je to portál. Pro nadaci jsou to ale od okamžiku odeslání strukturovaná data přímo v Salesforce. Není potřeba žádosti stahovat z jednoho systému a přepisovat nebo importovat do druhého. Pracovníci nadace mohou nad žádostí rovnou zahájit další proces – kontrolu, hodnocení a rozhodování o podpoře.

Žadatel i nadace pracují se stejným případem

Velká výhoda propojeného řešení se ukazuje ve chvíli, kdy grantová žádost začne procházet interním procesem. Pracovníci nadace vidí žádost v Salesforce, kde s ní mohou dále pracovat a provádět její hodnocení. Informace, které má vidět také žadatel, se následně mohou okamžitě projevit v jeho portálu.

Nevznikají dvě oddělené verze stejného procesu – jedna pro nadaci a druhá pro žadatele. Obě strany pracují nad stejnými daty, pouze každá vidí informace a funkce odpovídající své roli.

Pokud je například potřeba žádost doplnit, žadatel ji může upravit nebo dodat požadované informace přímo prostřednictvím portálu. Změny jsou následně k dispozici pracovníkům nadace v Salesforce.

Podpisem smlouvy práce nekončí

Grantový systém ale nekončí schválením nebo zamítnutím žádosti. U podpořených projektů pokračuje komunikace mezi nadací a příjemcem podpory po celou dobu jejich realizace.

Žadatel se může do portálu opakovaně vracet a prostřednictvím něj například:

• doplňovat požadované informace a dokumenty,
• sledovat informace související se svou žádostí,
• odevzdávat průběžné zprávy,
• předkládat závěrečnou zprávu,
• dokládat náklady projektu,
• připravovat jeho vyúčtování a předávat další požadované podklady.

Informace se opět zapisují přímo do Salesforce a pracovníci nadace je mají k dispozici v kontextu konkrétního žadatele, žádosti a podpořeného projektu.

Jeden proces místo několika systémů

To nejzajímavější na celém řešení proto není samotný web ani samotný portál. Je to jejich propojení.

Celý tento proces může probíhat nad jednou platformou a jedním datovým modelem. Nadace tak nemusí budovat zvlášť web, samostatnou grantovou aplikaci a interní evidenci a následně řešit, jak mezi nimi přenášet data.

Pro žadatele přitom technologie zůstává v pozadí. Vidí web a přehledný portál, ve kterém může řešit celý svůj vztah s nadací. Pro pracovníky nadace je na druhé straně Salesforce centrálním místem pro správu grantového procesu a práci se všemi souvisejícími daty.

A právě v tom je hlavní přínos řešení: nejde o digitalizaci jednoho formuláře. Digitalizovaný je celý grantový proces – od okamžiku, kdy nadace zveřejní výzvu, až po poslední vyúčtovaný náklad podpořeného projektu.

Granty se spravují (téměř) samy

Řešení je přátelské jak k administrativním pracovníkům, tak k žadatelům. Žadatelé zakládají své žádosti na přehledném portálu, nahrávají dokumenty a vidí stav své žádosti v reálném čase. I malý nadační tým zvládne vyhodnocení žádostí, schvalovací procesy, komunikaci i vyúčtování, právě díky jednotnému rozhraní.

• Minimální revize dat: Vše, co uživatel zadá na webu, je okamžitě v databázi v přesné struktuře.
• Maximální bezpečnost & GDPR: Citlivé osobní údaje a lékařské či finanční doklady pozůstalých neumísťujete na různé webové servery – vše je chráněno zabezpečením Salesforce.
• Škálovatelnost: Přidání nových grantů a nadačních programů nebo úprava formuláře na webu nevyžadují vývoj nového systému – vše se konfiguruje v rámci jednoho rozhraní Salesforce.
• Vysoká efektivita pro malý tým: Snížení administrativy umožnilo nadaci věnovat většinu času přímé, empatické podpoře klientů v těžkých životních situacích namísto papírování.

Chcete propojit web, žádosti o granty a vnitřní provoz do jednoho spolehlivého systému? Ozvěte se nám!