TOP 6 mýtů o funkcích Salesforce CRM: všechno si musíte nechat naprogramovat za drahé peníze

„Salesforce CRM vám v ČR nikdo nedoporučí, protože úspěšné implementace prakticky neexistují. Navíc si do něj musí někdo všechno naprogramovat.“ Už jste to slyšeli? My ano. A tak jsme vybrali dalších 6 mýtů o neziskovém CRM systému, které si vezmeme na paškál. Pravda – polopravda – nesmysl? Proklepneme nalezená tvrzení a zjistíme, zda je na nich něco pravdy. Pojďte na to s námi.

# 1: Reference ani nehledejte, úspěšné adopce v ČR neexistují

Řada neziskovek různého zaměření a velikosti již léta funguje na Salesforce CRM. Jedná se o společnosti s mezinárodním dosahem, i lokální podporovatele komunity, nadace i vzdělávací instituce. Ve většině případů systém doporučila jiná neziskovka. Některé organizace si chtěly uvolnit ruce pro přímou práci s klienty či dárci, další potřebovaly pracovat v týmu, online a s aktuálními daty. Proto svěřily svou pracovní agendu, data a reporty špičkové technologii Salesforce.

K Salesforce se neziskovka obvykle dostane díky doporučení. Řadu referencí od různých organizací si můžete přečíst například na webu CRM pro neziskovky, občas se nějaká mihne na oborových webech. O úspěšných implementacích svědčí také akademické práce, snadno dohledatelné přes vyhledávače.

Verdikt: nesmysl.

# 2: Potvrzení o daru musíte posílat manuálně

Hromadná rozesílka potvrzení o daru patří k základním výhodám CRM Salesforce a systém ho připravuje jako PDF přiložené k e-mailu. Na začátku roku zvolíte skupinu příjemců a jedním klikem odešlete potvrzení všem najednou. Přesněji řečeno, pošta odejde až na 5000 kontaktů denně. Počet potvrzení nad tento limit si proces odesílání sám naplánuje a v průběhu času dojdou všechny e-maily na místo určení.

Právě zautomatizovaná rozesílka potvrzení o daru patří mezi největší lákadla systému. Rady o tom, co do potvrzení o daru psát, a další detaily se dozvíte v našem blogovém příspěvku.

Verdikt: nesmysl.

# 3: Ze Salesforce odešlete jen 5000 e-mailů denně a jejich vzhled vám musí připravit programátor

Systém nabízí uživatelům jednoduchý editor šablon a mnoho dalšího. Za jediný den odešle newsletter až 5000 adresátů. Pokud vám to nestačí, mašinka si sama rozloží rozesílku do více dní, jak bylo řečeno výše. Salesforce snadno propojíte třeba s Mailchimpem nebo SmartEmailingem, i s MS Outlookem a Gmailem. Navíc si vyreportujete, co potřebujete: seznam nedoručených zpráv, počet otevřených e-mailů, popřípadě přehled pro šéfa vašeho týmu.

Salesforce skutečně odešle zmiňovaný počet e-mailů denně, pokud však limit přesáhnete, systém se nepoloží, ale práci si rozloží. Zprávy napíšete jak v jednoduchém integrovaném editoru, tak v externích specializovaných aplikacích.

Verdikt: polopravda.

# 4: Limituje množství dat, je těžké importovat starší data či delší období

Salesforce CRM využívají obří neziskovky typu Greenpeace, aniž by platforma objem dat nějak omezovala. Do systému data nahrajete z jakéhokoliv programu, který ukládá nebo exportuje do souborů s příponou .csv. Na stáří dat nezáleží. Uložené informace ovšem mají být aktuální, bez duplikátů, překlepů, v jednotném formátu a v takovém tvaru, v jakém je potřebujete. S přenosem dat si můžete pohrát sami, ale samozřejmě vám může pomoct i CRM pro neziskovky.

Stáří dat nehraje roli. Podle objemu přenášených dat si vyberete vhodnou metodu. Do 50 tisíc záznamů stačí obyčejný průvodce importem ze setup menu. Aplikace Data Loader vám poslouží, pokud se vejdete do 5 milionů záznamů. Při větším objemu záznamů si vyberete z dalších vhodných aplikací na AppExchange.

Do Salesforce importujete tolik dat, kolik potřebujete. Pokud máte data v souboru s koncovkou .csv, můžete hned začít. Stačí si jen vybrat vhodnou metodu podle objemu a obsahu vašich záznamů.

Verdikt: nesmysl.

# 5: Pozor! Zahltí vás zbytečnými políčky, ztratíte se

Zjednodušení, automatizace a úspora času. To je filozofie Salesforce, která se promítá do celého systému. I jeho vizuální stránky. Platformu si můžete neomezeně rozšiřovat a vylepšovat, ale zároveň snadno skryjete pole a objekty, které v současnosti nepotřebujete. Uživateli se tak zobrazí jen to, s čím chce pracovat.

Zbytečná políčka a objekty lze jednoduše skrýt nebo smazat. Naopak – je-li třeba – není problém přidat specifické políčko na všech kontaktech nebo u specifické skupiny.

Verdikt: nesmysl.

# 6: Systém neumí generovat platební údaje pro účastníky kampaní a nevyhodnotí úspěšnost kampaní

V Salesforce připravíte kampaň po jednotlivých krocích: určíte výběrová kritéria pro jednotlivé cílové skupiny, vyfiltrujete členy kampaně a vytvoříte její harmonogram. Ke všem typům kampaní se nabízí dodatečné volby, třeba u e-mailových kampaní přidáte obrázek, logo, dárcovskou výzvu či grafický podpis. Systém lze propojit s bankou i darujme.cz/sk a automaticky řadit transakce ke kontaktu nebo kampani. K tomu slouží v českém a slovenském prostředí pokročilé fundraisingové rozšíření F-Pack. Součástí je také integrace s Darujme, díky které máte údaje o dárcích prakticky v reálném čase. Je-li ve vaší neziskovce kapacita, můžete kampaň vyhodnocovat také průběžně.

Ano, systém sám nevytváří platební údaje pro účastníky kampaní. Ty vznikají na webovém rozhraní Darujme. Pro vaši práci to ale nehraje roli. Skrze ID kampaně a e-mail se dary/přísliby automaticky napárují na dárce a teprve s těmito daty pracujete. Reporty vytváříte jak v průběhu kampaně z uskutečněných plateb a příslibů, tak při závěrečném hodnocení úspěšnosti dané kampaně.

Verdikt: polopravda.

Narazili jste na další mýty o Salesforce? Napište nám na office@crmproneziskovky.cz.